Programme de conformité de Valeo : tolérance zéro
L’organisation de la Conformité au sein du Groupe
L’organisation de la Conformité repose sur plusieurs comités, sur l’engagement total de la Direction de Valeo ainsi que sur la mobilisation du personnel.
Comité d’audit et des risques
Le Comité d’Audit et des Risques du Conseil d’Administration est chargé de s’assurer de l’efficacité des systèmes de gestion des risques et de contrôle interne. À ce titre, il s’assure régulièrement que Valeo dispose d’un programme complet pour se conformer à toutes les lois et réglementations régissant ses activités et qu’il conduit ses affaires de manière éthique et responsable.
Le Comité Exécutif
Le Comité Exécutif, présidé par le Directeur Général de Valeo, définit les orientations et les priorités du Programme de Conformité, attribue les moyens et les ressources nécessaires, supervise et gère sa mise en œuvre.
Les membres du Comité Exécutif sont ensuite chargés de transmettre la culture d’éthique des affaires et d’intégrité de Valeo à l’ensemble du Groupe, soit directement, soit par l’intermédiaire de leurs propres équipes de direction.
La Direction de l’Éthique et de la Conformité
Le Directeur de l’Éthique, de la Conformité et de la Protection des Données, avec une équipe de professionnels de la Conformité, initie, gère et coordonne la mise en œuvre des programmes de Conformité tels que définis par le Comité Exécutif.
Sous la responsabilité du Directeur Général, le Directeur de l’Éthique, de la Conformité et de la Protection des Données de Valeo fournit des mises à jour régulières du programme au Comité d’audit et des risques et au Conseil d’administration de Valeo. Il siège également au Comité Exécutif et au Comité de Liaison et collabore étroitement avec leurs membres. Il fait aussi partie du comité des risques et préside le comité d’alerte. Tous contribuent activement, tant individuellement que par l’intermédiaire de leurs équipes, à l’efficacité et à l’efficience des programmes de conformité de Valeo.
Les Compliance Champions
En soutien et en coordination avec la Direction de l’Éthique et de la Conformité, une équipe de Champions et de responsables de la conformité et de la protection des données est chargée de promouvoir les programmes de conformité dans leur domaine de responsabilité, au niveau du Business Group, au niveau local et au niveau fonctionnel (Ventes, R&D, Projets, Finance, Ressources humaines, Direction juridique, Achats, etc.).
En tant que porte-parole de leur leadership et du Directeur de l’Éthique et de la Conformité et de la protection des données, les Compliance Champions et Champions de la protection des données sont également chargés d’aider leurs pairs et collègues à comprendre les politiques et les outils applicables à leurs activités, en consultation avec la Direction de l’Éthique et de la Conformité si nécessaire.
L’équipe de direction
Les rôles et responsabilités en matière d’éthique, de conformité et de protection des données sont clairement répartis entre les différents responsables. De ce fait, les managers, de tous les pays et de toutes les activités, ont un rôle clé à jouer dans la promotion et l’application de la conformité au sein de leurs équipes, tout au long des opérations quotidiennes de Valeo.
En fin de compte, il est attendu de tous les managers qu’ils se comportent en modèles et qu’ils adoptent une approche de tolérance zéro à l’égard de la non-conformité.
Employés
Tous les employés sont tenus d’adopter un comportement éthique. Il leur est particulièrement demandé de connaître et de comprendre le Code d’éthique des affaires, les programmes de conformité et les politiques, de respecter les procédures d’approbation, de suivre toutes les formations en temps voulu, de demander de l’aide si nécessaire et d’alerter en cas de doutes.
Éducation, sensibilisation, formation :
Les pierres angulaires de l’éthique et de la conformité
Sensibilisation à l’éducation
La formation et la sensibilisation sont assurées de diverses manières, notamment par des programmes d’orientation et d’initiation, des réunions d’équipe, des campagnes annuelles d’apprentissage en ligne et des sessions de formation dédiées, en personne ou virtuelles. La Direction générale transmet une culture de l’éthique et de la conformité et rappelle au personnel sa tolérance zéro à l’égard des violations des programmes Ethique et Conformité.
La formation
Comme indiqué dans la politique de formation à la conformité de Valeo, la formation est un élément essentiel du programme Ethique et Conformité de Valeo.
Elle est disponible sous forme de sessions de formation en direct et de programmes d’apprentissage en ligne, développés dans plusieurs langues. Elle est obligatoire pour tous les cadres et ingénieurs, ainsi que pour ceux qui sont exposés dans leur activité quotidienne ou qui participent à des projets ou opérations particuliers, conformément à la politique de Valeo. Elle est fortement recommandée à tous les autres membres du personnel, lesquels sont régulièrement encouragés à en suivre les programmes. Par ailleurs, les nouveaux arrivants doivent suivre le programme d’intégration Éthique et Conformité dans le mois qui suit leur intégration.
En outre, des modules spéciaux ont été intégrés dans les programmes de développement du leadership de Valeo, ainsi que des formations axées sur des fonctions spécifiques telles que les Ventes, la Logistique et les Achats.
Le fait de ne pas participer à la formation obligatoire sur la conformité peut entraîner des mesures disciplinaires.
Engagement des partenaires commerciaux
Valeo attend de ses partenaires commerciaux qu’ils partagent la même éthique des affaires et qu’ils appliquent le même niveau de vigilance, de diligence et de conformité à leurs opérations.
Les fournisseurs, prestataires de services et intermédiaires tiers doivent se conformer aux lois et réglementations des pays dans lesquels ils opèrent. Ils doivent également accepter le Code de conduite des partenaires commerciaux de Valeo et s’assurer que les membres de leur équipe affectés à une mission pour Valeo le comprennent et l’acceptent.
Sensibilisation des partenaires commerciaux
Afin de développer leur compréhension et leur sensibilisation aux programmes de conformité et aux politiques et attentes de Valeo à cet égard, la Direction de l’Éthique et de la Conformité de Valeo a :
- créé une bibliothèque Éthique et Conformité pour les partenaires d’affaires contenant un manuel sur chaque programme (Anti-corruption, Antitrust, Contrôle des exportations et Sanctions économiques, Protection des données et Droits de l’homme),
- mis à la disposition des partenaires commerciaux de Valeo, des modules gratuits de formation en ligne pour les sensibiliser à la conformité. Ces modules sont fortement recommandés à tous les partenaires commerciaux. Ils sont obligatoires pour certains d’entre eux, notamment les agents et intermédiaires et leurs équipes affectées à un projet ou à une mission de Valeo. Les modules sont disponibles en anglais, français, allemand, chinois, japonais et espagnol.
